Jurgen Blauwet is gegradueerd verpleegkundige en diensthoofd medische registratie, zeg maar het noteren van de ziekenhuisactiviteiten voor de overheid, en archief in het AZ Sint-Rembertziekenhuis. Tot voor kort was dat letterlijk met de neus in de papieren zitten maar aan die papierberg wordt sedert 2016 deftig gewerkt. “De scandienst binnen het Centraal Medisch Archief van het ziekenhuis scant alle papieren medische en verpleegkundige dossiers in”, zegt Jurgen. “In 2016 scanden we zomaar eventjes 1 miljoen pagina’s in. Twee personen klaarden gedurende negentien uur per week die klus. Het zal nog twee à drie jaar duren vooraleer alle dossiers ingescand zijn. ”
Voordelen
“In het ziekenhuis staat de patiënt en de info over die patiënt centraal. Door digitaal te werken, is de info gemakkelijker ter beschikking en kan er efficiënter worden gewerkt. Zo gebruiken we o.a. COW’s (computer on wheels) om de dossiers overal te kunnen raadplegen. Uiteraard moet je over de nodige toegangsrechten beschikken om met een dossier te kunnen werken.” “Digitale dossiers leveren ook het voordeel op dat we meer tijd aan de patiënt kunnen besteden.” “Tot slot zal ook de papierberg in het ziekenhuis serieus verminderen. Tegenwoordig krijgen alle nieuwe patiënten een digitaal dossier en geven artsen de gegevens rechtsreeks via de computer in. Als je weet dat de bewaartijd voor een medisch dossier dertig jaar is, dan besef je dat we heel wat papier en ruimte uitsparen. Het inscannen van oude dossiers gebeurt via een beveiligde scanner met twee verschillende sleutels. Vooraleer het dossier naar de server wordt gestuurd, wordt er uiteraard een controlemechanisme op toegepast. En eenmaal een dossier werd ingescand, wordt het papieren dossier toch nog drie maanden bewaard.”