Gert Maertens (communicatiemedewerker) legt uit waarover het gaat en wat de doelstellingen zijn.
Meerjarenplannen en beleidsplannen hebben de reputatie saai te zijn.
Toch zijn ze grote meerwaarde voor organisaties. Je legt er je doelen en acties voor de toekomst in vast. Ook in Tordale liep het bestaande meerjarenplan tegen zijn uiterste houdbaarheidsdatum aan. Het gevoel leefde dat het een goed meerjarenplan was geweest maar vooral gedragen door het middenkader en de directie, teveel top-down dus. Dit wilden we anders. Het uitgangspunt was om een participatief traject uit te werken waarbij alle stakeholders in sterke mate betrokken werden. Maar hoe krijg je dat voor elkaar als je belangrijkste doelgroep ‘de cliënten’ mensen met een verstandelijke beperking zijn?
Bart is kwaliteitsmedewerker in Tordale: “Strategische doelstellingen en operationele doelstellingen, het klinkt allemaal ”ver van ons bed” en enkel bedoeld voor de directie en de bestuurders van de organisatie. Onze visie op kwaliteit is echter “kwaliteit komt van en door iedereen van Tordale” Daarom kozen we om ons beleidsplan toegankelijk te maken voor iedereen die betrokken is bij Tordale. Wij wilden zelfs een stap verder gaan en onze cliënten, medewerkers en alle stakeholders actief betrekken bij de opmaak ervan. Met lijvige documenten of cijfers en tabellen zouden we dit niet bereiken. We zochten daarom naar een andere manier van werken.
De projectgroep ‘Route du Soleil’
In een eerste verkennende stap werd een projectgroep samengesteld. De projectgroep is een groep medewerkers met goesting en talent op het vlak van organisatie, communicatie en creativiteit. Zij zouden het proces samen vastnemen. .
Riet is projectmedewerker beleid in Tordale en de ‘trekker’ van de projectgroep: “van meet af aan wilden we een co-creatief verhaal schrijven... Een hele organisatie (350 cliënten en hun netwerk, 350 medewerkers, en alle andere betrokkenen (bv een 100-tal vrijwilligers) hierin mee krijgen is niet zo simpel. Daarom deden we beroep op een externe procesbegeleider. Koen Joly van KEIK had veel ervaring met participatietrajecten en was hiervoor de geknipte persoon. Samen met Koen zochten we naar een creatief proces ‘op maat van Tordale’ dat aansluit op onze visie.”
De projectgroep koos voor een speelse en tegelijk inhoudelijk sterke aanpak. Het beleidsplan kreeg de klinkende naam ‘Route du Soleil’! De naam verwijst naar ‘onderweg zijn’. Het grote (en leuke) werk kon beginnen.
Sprokkelmomenten en goestinggroepen
In een eerste stap verzamelde de projectgroep ideeën bij cliënten, medewerkers, vrijwilligers en externen. Deze sprokkelmomenten zorgden alvast voor een eerste boost in het proces: via foodtrucks, een wandeling, een sprokkelbrief en een camionette vol frigoboxen verzamelden we ideeën en ‘bruut’ materiaal voor ons plan. Dit was meteen ook een verbindend moment.
De sprokkelmomenten gingen door in covid tijd en dit was verre van evident. De gestelde grenzen konden we met veel creativiteit en vooral met buitenactiviteiten “omzeilen” om ons doel: participatie van iedereen, te bereiken.
Na de sprokkelmomenten zochten een grote groep collega’s en mensen uit het netwerk van de cliënten de ‘rode draden’ uit alle brainstormmateriaal. Deze ‘goestinggroep’ bouwde aan de inhoud van het meerjarenplan. Zo kwamen we tot vijf grote thema’s die het meerjarenplan zou bevatten.
Aan ons kunstatelier de Beelderij vroegen we om de ruwe versie van ons plan om te zetten in een beeld.
Riet vertelt: “de kunstenaars van de Beelderij maakten een collage met zelfgemaakte tekeningen geïnspireerd op het brainstormmateriaal. Het resultaat was, en is nog steeds verbluffend. Alle ideeën in één groot beeld, het vertelt zo veel meer dan alleen woorden en cijfers!”
Op reis
Met de eerste versie ‘Route du Soleil’ gingen we op reis naar alle teamvergaderingen, zelfs tot op het niveau van het collectief overlegorgaan werd met dobbelstenen gerold en werden de thema’s besproken. Een aantal doe-opdrachten in reissfeer zorgde mee voor een ludieke, samenhorige sfeer. We verzamelden op deze manier van alle teams en betrokkenen de nodige feedback. Op basis van deze feedback kwam de goestinggroep tot een definitief meerjarenplan; met 6 grote thema’s .
Riet: “het was voor iedereen wat aanpassen en zoeken naar een evenwicht tussen voldoende inhoud en toegankelijkheid. De goestinggroep had een aantal krachtlijnen gemaakt, heel passend voor de dagelijkse, directe ondersteuning. Hierbij had men (logischerwijze) minder gedacht aan de grotere, organisatie overkoepelende doelen. Door aan het meerjarenplan een extra thema toe te voegen –met een voet in de toekomst- kwamen we tegemoet aan de bezorgheden van de directie en bleek het plan nog robuuster uit de hoek te komen! Op deze manier is het echt een plan van alle betrokkenen, waarin alle invalshoeken mooi terug te vinden zijn”
De zes thema’s
Het meerjarenplan ‘Route du Soleil’ bestaat uit 6 grote thema’s waarmee we de komende jaren in Tordale aan de slag gaan: verbinding met Jan en alleman, kwaliteit in ons leven, sterke teams en medewerkers, met een voet in de toekomst, ruimte voor nieuwe ideeën en in een afgestemde balans. Per thema werden concrete acties geformuleerd. We kozen bewust voor eenvoudig taalgebruik ondersteund door visualisaties.
Het kunstatelier van Tordale werkte samen met het communicatieteam om het beleidsplan vorm te geven in (weinig) woord en beeld.
Digitale Kick-off
De lancering van het beleidsplan 2022 - 2023 moest het hoogtepunt worden van méér dan een jaar hard werken. De ambitie was om in januari 2022 een groots evenement op te zetten met Jan en alleman! Alleen, covid gooide terug roet in het eten… Samenkomen was niet mogelijk.
De projectgroep zette daarom een gedurfd experiment op: de lancering van het beleidsplan via een digitale kick-off. Het was een huzarenstukje, 40 teams, medewerkers, vrijwilligers en cliënten, via een digitale zoomsessie virtueel bijeenbrengen! Iedereen kreeg de opdracht om gekleed in vakantiestemming klaar te zitten voor het scherm, we waren immers op reis naar “le soleil”
Op 10 februari 2022 om exact 13u, startte de digitale zoomsessie. Wat een feest was dat! Alle teams zetten hun beste beentje voor. De ambiance en het enthousiasme was enorm en iedereen genoot zichtbaar!
We bereikten ons doel: het beleidsplan was allerminst saai! Het opzet om moeilijke materie om te zetten in een levendig participatief traject was méér dan geslaagd!
Een nieuwe uitdaging was nu om het verhaal Route du Soleil verder levendig te houden.
De teams kregen hiervoor een frigobox gevuld met allerlei materiaal om achteraf op een creatieve manier aan de slag te gaan met het beleidsplan. Een knabbeltje en drankjes ontbraken niet.
Voor de cliënten maakten we een spel: een rad met praatkaartjes om in “klare taal” met hen te communiceren over Route du Soleil.
Vera, een cliënt, vertelt: “op een groot scherm zag ik dat iedereen gekke kleren droeg, gekke hoedjes, zonnebrillen, het was best geestig! Er waren chips en nootjes. Daarna speelden we een spel samen met de begeleider. Ik mocht kaartjes kiezen met vragen over mijn leven. Ik mocht dan eens goed mijn gedacht zeggen! Ik vind dat wel plezant.”
Zomerdrink
Voor de start van de verlofperiode organiseerde de projectgroep de ‘Route du Soleil Zomerdrink’. Een openluchtfeest met muziek, animatie, een petanque- en Kubbtoernooi, hapjes en drankjes. Er was vooraf een wedstrijd uitgeschreven waarbij alle teams een grote kartonnen doos op een creatieve manier konden aankleden; op een creatieve, ludieke manier toonden zij op de zomerdrink hun concrete realisaties binnen de zes thema’s van het beleidsplan.
Actie!
In het najaar 2022 en voorjaar 2023 gingen de teams verder aan de slag om ‘Route du soleil’ om te zetten in concrete actieplannen. Dit resulteerde in een hele rits nieuwe initiatieven.
Tania is begeleider in Tordale en zette samen met enkele ouders een nieuw initiatief op ‘het praatcafé’: “we willen dat ouders de connectie, de verbinding maken bijna los van Tordale. Tordale zorgt wel voor het verbindend thema. Het is een soort platform waarop je een gesprek kan aangaan en ervaringen uitwisselen. In een heel losse sfeer, verbinding creëren tussen de netwerken onderling. Maar wel op een laagdrempelige manier, zodat iedereen aansluiting vindt.”
Dit is natuurlijk maar één voorbeeld van de vele concrete initiatieven die groeiden en nog steeds groeien. We zijn als Tordaliens ‘preus’ op het verhaal dat we schreven maar hier eindigt het verhaal natuurlijk niet. De komende maanden en jaren gaan we met de projectgroep en met iedereen van Tordale verder aan de slag om doelen van het beleidsplan verder om te zetten in concrete realisaties.
Maar: we houden vast aan onze methode: zo veel mogelijk toegankelijk en plezant!!!
Een innovatief concept
Het beleidsplan kreeg de aandacht van het Vlaams Welzijnsverbond. Tordale stelde op 21 maart op een inspiratie dag in Antwerpen het participatietraject voor aan een breed publiek uit de welzijnssector.
Ook Zorgmagazine, het vakblad voor leidinggevenden in de zorg, merkte het participatietraject op. In de uitgave van april verscheen een uitgebreid artikel in het dossier rond innovatie.